Secrétaire de cadre supérieur

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 30 mars 2021
Date d'entrée en fonction : 26 avril 2021
Salaire : selon expérience de 48061,00$ à 64587,00$ - par année
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : permanent temps plein jour
DESCRIPTION

SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous la direction de la vice-présidente à l'administration, la personne titulaire apporte son soutien à la planification et à l'organisation des activités de la Vice-présidence à l'administration (VPA), de la Direction des ressources financières (DRF) et de la Direction de la recherche institutionnelle (DRI) en effectuant différentes tâches administratives de nature variée et complexe. En l'absence de sa supérieure, elle voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche de son secteur.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES Accueille les personnes qui s'adressent à la VPA, à la DRF et à la DRI et leur fournit des renseignements sur des sujets variés. Fait les recherches nécessaires, valide l'information auprès de différents intervenants et réfère les personnes aux responsables concernés.

Assure les communications et les échanges d'information avec les responsables des différentes unités de la vice-présidence, de l'Université, d'autres universités et établissements d'enseignement, des ministères et de divers organismes régionaux, provinciaux ou internationaux.

Voit à l'organisation des réunions statutaires et d'autres réunions ou comités sous la responsabilité de la VPA, de la DRF et de la DRI. Fait des recherches et collige l'information pertinente aux dossiers des réunions. Prépare et révise les dossiers de réunion, et en assure la diffusion via les moyens adéquats. Peut assister à certaines réunions, prendre en note des délibérations, rédiger des procès-verbaux, informer les personnes responsables concernées des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions.

Prend connaissance du courrier, fait les vérifications d'usage, traite les demandes selon les priorités et prépare la correspondance courante en effectuant la recherche, la cueillette et l'agencement des renseignements nécessaires. En l'absence de sa supérieure, évalue l'importance des demandes, règle celles qui ne requièrent pas son intervention et achemine les plus urgentes aux personnes responsables concernées.

Organise sur demande les rencontres, planifie la logistique et les déplacements des membres de l'équipe de la VPA, de la DRF et de la DRI.

Collabore à l'administration de la VPA, de la DRF et de la DRI, notamment en préparant les rapports de dépenses, les demandes de paiements, en procédant à de la refacturation, en assurant la saisie des bons de commande et le suivi du processus d'approbation des bons de commande ainsi que la réception des fournitures dans le système de gestion administrative lorsque requis.

Prépare et révise des documents et rapports aux fins de présentation à l'aide des technologies appropriées, notamment en vue des réunions de l'Assemblée des gouverneurs, de son comité exécutif, de son comité d'audit et de la Commission de planification.

Assure la responsabilité de la gestion et de l'archivage des documents inhérents aux activités de son secteur et traite des informations et des dossiers stratégiques, de nature confidentielle ou d'ordre légal.

Assure la mise à jour des informations relatives à la VPA, à la DRF et à la DRI et à leurs activités en vue d'une saisie dans les systèmes ou une diffusion appropriée.

Maintient à jour ses connaissances dans son domaine d'activités, à son environnement et à son réseau.

Peut diriger du personnel de soutien, collaborer à son entraînement, répartir le travail, en vérifier l'exécution et sur demande donner son avis lors de la notation.

Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis..Grande capacité rédactionnelle;

Excellent sens de l’organisation;

Capacité à prioriser les travaux selon les délais requis;

Aptitudes aux relations interpersonnelles et habileté à interagir avec les membres de la haute direction;

Faire preuve d’un sens aigu de la confidentialité et de la discrétion;

Autonomie et initiative;

Aptitude à gérer par priorité, à respecter des échéanciers et à mener à terme des projets;

Rigueur, précision et souci du détail;

Dynamisme, entregent et propension au travail d’équipe..Régime à prestations déterminées Assurances collectives

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