Secrétaire de cadre supérieur (poste régulier) | concours 24-25/02

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SOMMAIRE DE L'EMPLOI
Posté : 01 mai 2024
Date d'entrée en fonction : 10 juin 2024
Salaire : 49,022.00$ - Annuelle
Heures par semaine : 35.00
Nbr de postes : 1
Horaire de travail : Temps plein (travail hybride)
DESCRIPTION

Les principales tâches sont :Prend les dispositions relatives à l'agenda de son supérieur. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous et organise les rencontres selon les priorités. Réaménage à l'occasion l'emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s'assure de la présence de son supérieur à ses différents rendez-vous. Assure un suivi des courriels de son supérieur de façon efficace en analysant et en priorisant le contenu. S'assure de la conformité et de la qualité des documents produits. Effectue la mise en page de différents documents tels que rapports, règlements, politiques, directives, lettres, contrats, avis juridiques rédigés par le secrétaire général et par l'adjointe au secrétaire général et conseillère juridique. Assiste le secrétaire général dans la gestion de dossiers spécifiques dont la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. En collaboration avec le secrétaire général, participe à la préparation des budgets annuels et révisés du Secrétariat général. En collaboration avec le secrétaire général et l'adjointe au secrétaire général et conseillère juridique, voit à l'organisation, à la tenue des réunions, au suivi de celles-ci et aux formations pour la Commission des secrétaires généraux. Rédige et prépare la correspondance courante et les rapports requis au traitement des dossiers. Tient à jour la comptabilité de l'unité. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives. Effectue les vérifications périodiques des soldes des comptes du Secrétariat général et la saisie des factures en vue de leur traitement. Collabore, au besoin, à l'organisation, la tenue et le suivi des travaux des différentes instances décisionnelles, dont l'Assemblée des gouverneurs, le Conseil des études et le Comité exécutif. Effectue des recherches et collige l'information pertinente aux dossiers des réunions, le cas échéant. Peut informer les personnes responsables concernées des décisions et effectuer des suivis découlant de ces réunions. Accueille les personnes qui s'adressent au Secrétariat général et leur fournit des renseignements sur des sujets variés. Effectue les recherches nécessaires, valide l'information auprès de différents intervenants et réfère les personnes aux responsables concernés. Pour connaître les autres tâches reliées à cet emploi, visitez le site Web de l'Université du Québec à la section “carrières”..- Sens de l'initiative

- Polyvalence

- Capacité à travailler sous pression.

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